Facturación electrónica en Colombia: DIAN limita a 3 los datos que se pueden exigir al comprador

El 31 de marzo de 2025, la DIAN emitió la Resolución 000202, introduciendo una cuarta modificación a la Resolución 000165 de noviembre de 2023. Esta nueva norma regula aspectos esenciales de la facturación electrónica y documentos equivalentes, estableciendo nuevas obligaciones para los vendedores al momento de emitir comprobantes.

Se trata de una resolución con múltiples cambios, entre los cuales se destacan los siguientes puntos que deberán ser revisados y aplicados cuidadosamente por empresas y comercios.

Puntos destacados de la Resolución 000202/2025

Solo se pueden exigir 3 datos para emitir factura electrónica

A partir de esta resolución, cuando un cliente solicite que la factura electrónica sea expedida a su nombre, el vendedor solo podrá solicitar como máximo tres datos básicos:

• Nombres y apellidos o razón social

  
  

• Tipo y número de identificación

  
  

• Correo electrónico

  
  

Además, los vendedores deben ofrecer un canal presencial (verbal o escrito) para que el cliente pueda entregar esos datos en el momento de la compra. No se podrá exigir información adicional, como dirección, teléfono, etc.

Si no se entregan los datos, la factura debe imprimirse en el momento

Cuando el cliente no desea proporcionar alguno de los tres datos (por ejemplo, su correo electrónico), el vendedor debe entregar la factura o documento equivalente impreso al momento de la venta.

No es válido condicionar esta entrega ni apelar a razones ambientales para evitarla.

Esto aplica, por ejemplo, en terminales de autopago en estacionamientos, donde se ha detectado el error de no entregar el documento por default si el cliente no da datos.

Servicio de consulta por autollenado de datos

La DIAN facilitará un servicio de consulta electrónica para que, con solo ingresar el tipo y número de documento, los vendedores puedan obtener automáticamente el nombre y correo del cliente.

• Si el cliente está en esa base, solo se pedirá su documento.

  
  

• Si no figura, se deberá seguir solicitando los 3 datos básicos.

  
  

• El cliente también puede actualizar su correo en ese momento.

Implicancias para las empresas

• Adaptar sistemas de facturación para que solo exijan los datos permitidos

  
  

• Entrenar al personal para ofrecer un canal verbal/escrito en punto de venta

  
  

• Garantizar la impresión inmediata cuando no se reciben datos

  
  

• Prepararse para integrar el nuevo servicio de autollenado de la DIAN

  
  

Conclusión

La Resolución 000202 refuerza el compromiso de la DIAN con el derecho a la protección de datos personales y la eficiencia en la facturación electrónica.

Los contribuyentes deben adecuarse rápidamente a estos cambios para evitar sanciones, especialmente en comercios de alto volumen o con procesos automatizados.